使用word的一些常用经验技巧集合

这里是word的一些经验技巧总结,希望对大家学习应用WORD有帮助,  值得收藏 ,                                  

★ 插入其它语种的特殊符号
    用Word进行文字处理时,往往要输入很多符号。这里介绍几种常用的输入其他语种特殊符号的方法。
1.插入符号法
  单击“插入”菜单栏,选择“符号”命令,在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种。
但是此法调用符号模块时间较长,加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦,因此有一定局限性。
2.利用软键盘功能法
  Windows内置的中文输入法提供了13种软键盘。它们是:PC键盘、希腊字母键盘、俄文字母键盘、注音符号键盘、拼音键盘、日文平假名键盘、日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、数学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、特殊符号键盘。我们可以根据需要,进行不同的选择。
  操作时,只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘图标,选中需要的软键盘,即可选定、插入符号。
3.利用英文字体设置  www.bcua.cn bcuablog
  在英文字体Wingdings和Webwings下,数字、英文字母和其它的一些字符显示为一些符号。
  另外,以此类推,利用上述几种方法,还可以为用户的屏幕保护程序“三维文字”增加近200种特殊图案。方法是:在“三维文字”的“设置”中,输入上述的英文字母、数字和字符,字体选择为Wingdings或Webdings,则出现与之对应的符号或特殊图案,如果再选择扩展名为BMP的文件为纹理,屏幕保护程序图案会更加美观大方,更加多样化。
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★快速输入大写中文数字
    在一些特殊领域,例如银行等金融部门,经常需要输入中文的数字,一次两次可以,但是输入次数多了未免太麻烦了,这里介绍一种快速输入中文数字的方法:
执行“插入”菜单上的“数字”命令,在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字,如输入1231291,然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁….. ”,单击“确定”,中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。
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★将姓名按姓氏笔划排序
  在举办会议或者进行评比时,需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先,将需要排序的姓名写出来,每个姓名要占一行,即输入结束后需按“回车”换行,选中所有需要排序的姓名,执行“表格”菜单上的“排序”命令。
  在“排序文字”对话框里,“排序依据”项选择“段落数”,“类型”项里根据各自的要求,可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式,在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式,单击“确定”,杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。   ---------------------------------
★在Word中插入当前的日期和时间
  用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。方法很简单,只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置,按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期,而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。
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★锁定插入的日期和时间
  在上面的例子中,我们介绍了如何插入“日期和时间”,如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话,则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。如果用户并需要日期和时间的自动更新,可以单击时间和日期处,按下Ctrl+F11组合键,这样就可以锁定时间和日期了。还有一种一劳永逸的方法,就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本,自然就不会自动更新了。
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★利用合并字符功能设置上下标
  用户在编辑文档的时候,有时会遇到某个字符同时具有上下标,例如X10 、10+2-1,公式编辑器可以轻松的完成任务,但是如果在安装Office时没有安装公式编辑器该怎么办呢?
  在工具栏里添加“合并字符”按钮,键入有上下标的字母,依次键入上标、下标,然后同时选中上下标,最后按下合并字符按钮,接着会弹出对话框,进行了相应的设置后,就完成了上下标的输入。
  需要提醒用户注意的是,如果上下标对不齐的话可以尝试加空格,另外此方法只适用上下标不超过6个字符的情况。  
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★使用⑩以上的数字序号
  以前在Word中输入10以带圈序号非常困难,现在Word XP 中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。点击工具栏上的○字按钮,在“文字(T)”栏输入“11”, “圈号(Q)”栏中选“○”,点“确定”即可完成。
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★使用格式刷重复复制格式
  格式刷的用法相信广大用户都会,但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢?
  其实只要双击“格式刷”按钮,用户可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。
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★利用拖放的方式复制网页
  在复制网页内容时,通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分,然后执行“复制”命令,接下来打开Word程序,进行“粘贴”。
  其实还有更加简便的方法,就是使用Windows最常见的拖放功能,选中网页上的内容,按住鼠标左键不放,拖到Word窗口,然后释放鼠标左键,网页的内容就被完整复制了。  
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★利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里
  用户在录入一段文字时,经常会遇到这样的情况,一个由多个单词组成的词组(如人名)被分隔在两行文字里,如果遇到这种情况,可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。
  方法很简单,选中词组中每个单词(除最后一个单词)后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。  
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★让光标在段落间快速移动
  在编辑Word文档的时候,如果需要在段落之间移动,可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键,然后再按下方向键中的向上或向下键,这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。  
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★巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
  用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法,但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式,如从复制的网页文字粘贴到文档后,四周留下了表格边框;从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。
  将需要的文字复制到剪贴板后,执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令,在弹出的对话框中选择“无格式文本”。单击“确定”按钮后,粘贴的文字就是无格式的,也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。
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★快速显示文字格式
  在用户编辑文档的时候,有时需要确定某一段文字应用了何种格式(如字体、大小等)。
  执行“帮助”菜单上的“这是什么?”命令,鼠标指针变为一个问号后,单击需要确定格式的文字。屏幕上就会显示出该文字的格式。用户还可以按下Shift+F1组合键,然后单击需要查询格式的文字。如果不需要文字格式的显示,可以按下Esc键取消。
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★在Word中用另类方法复制文本
  选定需要复制的文字,按下Shift+F2组合键,这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样,然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。  
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★去除自动添加的超级链接
  Word有很多自动功能,这无疑给用户的操作增添了无数的便捷,但有时也会感到有些不方便,比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后,Word会自动将其转换为一个超级链接,对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢?
  有三种方法
1.即时方法,在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后,按下Ctrl+Z组合键,即可取消该自动转换。
2.长期方法,执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令,在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中,去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。
  需要提醒用户注意的是,使用此方法后,当用户再输入网址或E-mail地址时,Word就不会自动将其转换为超级链接了。
3.取消其它位置的超级链接,如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本,只需在按住Ctrl键的同时单击该超级链接,然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。
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★快速插入一对大括号
  将光标置于需要插入大括号的地方,然后按下Ctrl+F9组合键,就可以快速在插入点插入一对大括号,并且将输入光标置于大括号中。
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★在Word 2002中选择多个文档区域
  用户在Word 2002中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域,这样可以大大提高工作效率。具体方法与选择多个文件一样,就是按住“Ctrl”然后使用鼠标进行选择即可。
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★禁用智能标记
  虽然智能标记大大方便了用户的操作,不过可能也有些朋友不喜欢它们,因为不时的弹出菜单太烦人了。那就将它们取消了事,方法很简单,仍然打开对话框,取消“使用智能标记标识文字”和“显示智能标记操作按钮”两个复选框就行了,如果你仍想使用某个智能标记,那就在“识别器”清单中个别设置就行了。
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★WORD字体随身携带
  在日常办公中,常常要在另一台电脑上打印本机Word文档,如果采用的是Windows系统默认的字体,在另一台电脑上打印当然不会有什么问题,可是如果本机采用的是另外安装的字体,而另一台电脑上又未安装该字体,那么打印时就会变成宋体了。要想即不在另一台电脑上安装该字体,又要正确打印出该文档,我们可以这样做:执行 “工具→选项”命令,打开“选项”对话框,点击“保存”标签,选中“嵌入TrueType字体”,这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起,当在另一台电脑上打开此文档时,仍可用这些字体来查看和打印文档。
  注意:①如果想实现此目的,必须对该文档使用一种新的样式;②你想嵌入的字体只能是True Type字体;③这样的文档容量比较大,为了减小文档的体积,可同时选中“只嵌入所用字符”选项;④在另一台电脑上打开该文档时,不能对嵌入的字体文本进行修改,否则会使嵌入的字体丢失。
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★为WORD文本加注解
  如果你想为WORD的某个文本(如一个新名词、一个英文缩写等)加以注释,而又不想让注释出现的文档中,下面三种方法中的任意一种可以帮你实现:
  ①先选中需要注释的文本,用“插入→批注”命令,打开“批注”窗口,在其中输入注释文字后关闭该窗口,则该文本被加上黄色底纹(不会打印出来),当鼠标移至该文本时,注释文字则显示在该文本的上方;
  ②将光标移至需要加注释的文本后面,用“插入→脚注或尾注”命令,打开“脚注或尾注”对话框,适当设置后确定,则光标移至该页文本的左下方,输入注释文本,则在上述文本后面出现一个数字序号,光标移至该序号处,注释文本即显示出来(不过该注释文本会显示在文档下方,并能打印出来);
  ③如果注释文本比较长,我们可以先将注释文本(图片也可以)存放在一个独立的文件中(非WORD格式也行),然后建立一个链接:选中要加注释的文本,用“插入→超级链接”命令,打开“插入超级链接”对话框,在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本,在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称(也可以用“浏览”按钮查找到),按“确定”按钮,则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式(并不影响文档的打印),点击该文本(在WORD XP中需要按住Ctrl键),则可直接打开注释文本所在的文件。
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★快速输入特定的短语
  我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时,像专业术语、单位名称等这些特定的短语,在一篇文章中可能要反复输入,如果每次都是一个字(词)一个字(词)地去输入,不仅麻烦、速度慢,而且容易出错,同时也很难每次输入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能,实现了特定短语的一次性输入,达到快速、准确、一致之目的。
①启动WORD2000,打开“剪贴板”工具栏。
②选将特定的短语(如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等)输入到文档中,然后一个一个的选中,用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板”中。
③在需要某一短语的位置,单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。
④如果短语太多,记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系,当你将鼠标指向某条短语时,在左下方即可显示出该短语,点击你需要的短语即可(在WORD XP中,“剪贴板”上直接会显示出短语的内容)。
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★特殊符号的输入
  在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号,我们以“※”为例,看看如何输入特殊符号:
  ①软键盘法。右击中文输入法的“软键盘”(一般输入法均带有“软键盘”),选“特殊符号”选项,直接点击符号“※”所在的字母键即可;
  ②自动更正法。用“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框,在“替换”框中输入“mh”,在“替换为”框中输入“※”,先后按“添加”和“确定”按钮。以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时,系统会自动将其更正为“※”,如果你确实需要输入字母“mh”(不会这么巧吧!),你可以先输入“mha”及后面的文字,再将“a”删除即可;
  ③自造词法。右击中文输入法(以“五笔字型”为例)状态条,选“手工造词”选项,打开“手工造词”对话框,在“词语”框中输入“※”,在“外码”框中输入“mh”,先后按“添加”和“关闭”按钮,以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”;
  ④用“插入→符号”命令,打开“符号”对话框,在“广义标点”子集中会找到“※”,双击它即可输入。
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★使用通配符进行模糊替换
  如果想把整篇文档中引号(“”)内的文本全部设置成黑体,可以采用通配符替换的方法实现:
  ①用“编辑→替换”命令,打开“查找与替换”对话框,并点击下面的“高级”按钮,再选中“使用通配符”选项;
  ②在“查找内容”框中填入:“*”后(*号代表任意字符,?号代表1个字符),点击“替换为”框,再按下端的“格式”按钮,并选“字体”选项,在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定;
  ③按“全部替换”按钮,即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。
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★Word文档与RTF文档的互换问题
  Word允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件,只需选择“另存为”命令,在“保存类型”中选择“RTF格式”即可。
  RTF是Rich Text Format的缩写,并将它作为该格式文件的扩展名。RTF文件格式是由Microsoft创建的。它是为在不同程序间传递数据而设计的。其优点之一就是文件的格式信息不会丢失或破坏。例如,用户可以利用RTF格式将文档在Word与老版本的Word、PageMaker以及其它几种流行的软件(包括Word for the Mac)之间传送。
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★如何将Word文档转换成为幻灯片
  我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档,同时又不想重新进行输入和制作,这个时候就需要用到Word的文档转换功能。
  其实,Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时,启动PowerPoint,单击“文件”菜单栏,选择“打开”命令,在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”,然后选择已经编辑好的Word文档,单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
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★使用Word字体隐藏功能制作模板
  在Word的使用中,有时候我们需要制作打印用的专用模板,比如在下面的表格中我们可以看到粗体的部分是不需要打印的,只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表”空白样表内,因为这些黑色文字是要经常变化的,所以不能把它们都作为模板内容,只能空下来不填,但是每次输入要打印内容的时候,会因为不知道哪个空白单元格,应该填写哪个相应内容,这样我们会觉得无所侍从,经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦,如何使这些文字只显示,而不让它们打印出来呢?为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法:
 
    隐藏文字的方法:选中要隐藏的文字,如“高级管理人员联络表”,然后,单击“格式→字体→效果”,将隐藏”复选框打上钩,然后单击“确定”按钮。其它的粗体文字只要选中后按照上述方法执行即可,或者使用格式刷来刷一下就可以了! www.bcua.cn bcuablog
隐藏文字后,怎样设置能看得见它们呢?方法如下:单击“工具→选项→视图→非打印字符”,选中“隐藏文字”复选框,这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了!
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★在没有安装Word的计算机上查看文档
  有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用,如果时间来不及的话,可以不安装Office,采用以下方法。
  在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为Web页”命令,输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了,而且对作品的效果影响不大,只是一些版式变化。另外,也可以用写字板来打开Word文件。
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★换页时不再频繁敲回车键
  在编辑文档时,经常会遇到换页的情况,大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面,这实际上是一个非常不好的习惯,因为当用户对前面的内容再作修改时,会直接影响到版面,所以用户应当使用下面的方法:
  当编辑到需要换页的位置时,按住“Ctrl”键后再按下回车键,插入一个分页符,这样就完成了换页的工作。
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★Word“分节”的妙用
  在Word中,“节”是文档的一部分,可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。如果需要修改属性,例如行编号、列数、页眉和页脚时,可创建一个新的节,并对这个新的节应用新的页面设置选项。除非插入分节符,否则Microsoft Word会将整个文档视为一个节。分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素,如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。
  插入分节符的方法如下:
  1.单击文档中需要插入分节符的位置,单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令,出现一个名为“分隔符”的对话框。
  2.在“分节符类型”下,单击描述了所需新分节符开始位置的选项。分节符类型共有4种:“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。 下面的示例显示了可插入的分节符类型。  
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★为部分文档创建不同的页眉或页脚
  创建页眉或页脚时,Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚,需要对文档进行分节,然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。
⑴ 如果尚未对文档进行分节,需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符;
⑵ 单击要为其创建不同页眉或页脚的节;
⑶ 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口;
⑷ 单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮;
⑸ 修改已有的页眉或页脚,或为该节创建新的页眉或页脚。Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。
⑹ 要为下一节创建不同的页眉或页脚,重复步骤1到步骤5。
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★Word文档转换为HTML文档后的变化
  当我们将Word文档存为Web页面时,Word会关闭文档,然后用超文本标记语言(HTML)格式保存,但是因为HTML不支持某些Word功能,转换时Word会更改或取消内容,因此应先用Word格式保存文档。特别是当文档还要当作Word文档使用时。下面将Word文档转换成HTML时发生的变化列出如下:
  字号:字号会映射成最接近的有效HTML字号,范围从1号到7号,这些字号并不是磅值,但浏览器用它们作为字号的指令。Word字号是从9号到36号;
  批注:用"插入"菜单中的"批注"命令插入的批注会被删除。不过,在将文档保存为HTML格式后,可以输入批注并显示"批注"样式。浏览器在显示WEB页时,不会显示批注;
  动态文字:动态文字效果会丢失,但文字保留下来。在Web页创作中,会在页中给动态文字插入滚动文字;
  图形:图片和剪贴画等图形会转换成GIF格式,除非,图形已经是JPEG格式。文字框和形状等图形对象无法转换,线条会转换为横线;
  制表符:制表符会转换成HTML制表字符。制表符在某些Word浏览器中会显示为空格,所以可以改用表格或缩进。
  域:域结果会转换成文字,系统会删除域代码。例如,用户插入的是DATA域,日期文字会转换过来,但日期将无法更新。
  目录和索引:信息转换过来,但目录和索引、图表目录在转换后无法转换自动更新,因为它们以域代码为基础。目录会在页码处显?quot;*",这些"*"是超级链接,用户单击该链接即可在即可在Web页中漫游。用户可以将星号替换为希望超级链接显示的文字。
  首字下沉:首字下沉会被删除,在Web创建环境中也可增大一个字号。
  图形对象:图形对象无法保留,用户可以插入" Word图片"对象,在Web页创作中使用绘图工具。对象转折换为GIF格式。
  公式、图表和其他OLE对象:这些项目转换为GIF格式。外观会保留下来,但用户无法更新这些项目。
  表格:表格宽度。尽管Web页不支持的设置会丢失,但表格会转换过来。彩色的、可变换宽度的边框不会保留。
  突出显示:突出显示会丢失。
  修订标记:用修订功能所作的修改会保留下来,但系统会删除该修订标记。
  页码:由于HTML文档是单独的Web页,因此不管有多长,都会删除该文档的页码。
  页面边框:没有边框的HTML对应内容,用户可以用格式菜单中的"北景"命令来添加背景,使页面更具吸引力,用户还可以在表格周围设置边框,并且可以用横线来帮助强调或分隔Web页的部分。
  页面边框:HTML中没有页眉和页脚的对应内容。
  脚注和尾注:HTML中没有脚注的对应内容。
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★修改Word2000标尺
  打开Word2000,窗口默认标尺为2、4、6……38,这一数字表示什么单位呢?是厘米?是英寸?都不是;原来它是以字符为单位,在宋体五号字的格式下,每行约可输入38个中文字符。不过这样的设置,用起来很不方便,尤其在制表、作图时,很不直观,有必要修改成以厘米为单位标尺。
  从工具菜单中,打开“选项”对话框,选取“常规”卡片,其中有一"度量单位"选择条,注意:不要被巳填好的"厘米"蒙骗而无所作为,其实在它的下面有一个打レ的“使用字符单位”的选择项,现在把这个小方框中的レ去掉,加以确定。回到Word2000界面一看,原来标尺上的2、4、6……38,变成了以厘米为单位的1、2、3……14数字了。(湖南 柳嵩高)
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★微调各边距
  用户在进行排版时,通常都会使用鼠标左键来调整页边距、左右缩进、制表符、表格边框线等,但有时由于各种原因(如鼠标不灵敏,屏幕分辨率较低等),效果不尽人意,不能精确的移到理想的位置,这时可以在调整的过程中加按鼠标右键(不释放左键)来进行微调,可以达到理想的效果。
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★用键盘选定表格中的项目
  前面介绍了使用鼠标选定表格的方法,下面介绍一下使用键盘选定表格的技巧。
  Tab选定下一单元格的内容
  Shift+Tab 选定上一单元格的内容
  按住 Shift 并重复按某箭头键 将所选内容扩展到相邻单元格
  单击列的第一个或最后一个单元格,按住 Shift 并重复按上箭头或下箭头 选定列
  Ctrl+Shift+F8,然后用箭头键 扩展所选内容(或块),按Esc可取消选定模式
  Shift+F8 缩小所选内容
  Alt+数字键盘上的 5 选定整张表格(Num Lock 键需处于关闭状态)
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★巧用Alt键调整表格
  用户在调整表格高度与宽度时,通常都是使用鼠标来进行拖动,但是这种方法不够精确;也可以在表格属性里设置,这种方法可以保证精确,但是不够直观,能否将二者结合起来呢?
  在调整宽度或高度的时候,用户可以按住Alt键不放然后使用鼠标进行拖动调整,这样就会在标尺处显示表格的长或宽的数值大小,既精确又直观。
  另外,Word中的其它调整如分栏的栏宽调整、首行缩进等都可以用此方法进行。
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★修改表格的垂直对齐方式
  通常情况下,Word表格中的文字采用的是顶端对齐方式,即无论表格内容的多寡,其文字的排列都是向“顶”看齐,这在各个表格项中文字的数量差不多的情况下到也没什么,可当不同表格项的文字数量相差较大时就显得不太美观了。我们若能将表格中的第一列文字全部放在单元格的中间位置进行打印,则要美观得多,为此,许多用户都采用了手工插入空行的办法来加以解决,操作麻烦不说,效果也不太好,其实我们只需利用Word表格的垂直居中功能即可解决这一问题,具体步骤为:
  执行Word“表格”菜单的“绘制表格”命令,或单击快捷工具栏上的“表格和边框”按钮,激活Word的“表格和边框”工具栏。
  将光标移到需要垂直居中的单元格上(或将这些单元格定义为块);
  单击“表格和边框”工具栏上的“垂直居中”按钮,表格中的文字就会居中排列,这就较缺省的顶端对齐方式要美观得多。当然,用户如果需要也可将文字设置为“底端对齐”方式。
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★将公式完整显示出来
  在Word中经常会用公式编辑器编制一些复杂的公式,但是有时候,用户没有使用Word中默认的单倍行距来设置文本段落,这时就会出现公式不能完整显示的情况。
只需要选中文本段落,执行“格式”菜单上的“段落”命令,将行距设置成最小值,再输入相应的行距值就可以达到完整显示公式的作用。
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★增加、删除和显示全部菜单命令
  在默认情况下,Word只在菜单中显示最常用与最近使用过的命令。如果需要像从前Word 97那样一次显示全部命令,则需禁用个性化菜单。单击“工具”菜单中的“自定义”,然后单击“选项”选项卡,清除“菜单中首先显示最近使用过的命令”复选框,然后选择关闭就可以了。
  执行“工具”菜单中的“自定义”命令,选择“命令”标签,从“类别”列表中选择需要增加的命令所在的菜单,从“命令”列表中选择增加的命令,然后将命令拖放到菜单栏中合适的位置即可。如果需要删除某个菜单命令,只须保持“自定义”对话框的打开状态,选中菜单中需要删除的命令,按下鼠标左键将它拖离菜单即可。当然,我们还可以用更简便的方法:按下Ctrl+Alt+“-”组合键,这时鼠标光标将变成粗减号(按Esc键可以取消),在要删除的菜单命令上单击就可以将它删除。
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★摒弃“智能菜单”功能
  Office 2000新增的“智能菜单”功能可以只显示最近使用过的命令,而不是像传统菜单一次就把所有项目全拉出来,节省了许多视觉空间。但若是用惯了Office 97,可能会对这种“智能”的菜单显示方式感到有些不太习惯。不过没关系,我们可以通过简单的设置让它恢复成传统的菜单方式。单击“工具”菜单栏,选择“自定义”命令,在弹出的“自定义”对话框中选择“选项”标签卡,并将其中的“菜单中首先显示最近使用过的命令”项前的对勾取消掉,然后按下“关闭”按钮即可让Word菜单恢复到传统的显示方式了,同时Office 2000其他所有的组件,如PowerPoint、Excel等也会恢复到传统的菜单显示方式。
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★在屏幕提示中显示快捷键
  在Microsoft Word中,通过在屏幕提示中显示快捷键,用户就可以知道最常用Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时,用户可以指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。
  执行“视图”菜单上“工具栏”子菜单上的“自定义”命令,在弹出的对话框中选择“选项”选项卡,选中“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框和“在屏幕提示中显示快捷键”复选框。
  单击“关闭”按钮后,用户就可以在屏幕提示中看到快捷键了。
  需要提醒用户注意的是,在选择了“在屏幕提示中显示快捷键”复选框后,该设置将影响到除Excel之外的所有Office程序。  
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★快速删除Word不常用的按钮和菜单
  Word中的工具栏上的一些常用按钮使得编辑文章更加方便,但我们也发现有些按钮并不常用,但却占据了很多宝贵的屏幕空间。其实用户可以这样删除它们:在工具栏空白处单击鼠标右键,选择“自定义”命令,弹出对话框后不要去管它,直接从工具栏上把用户要删除的按钮按住不放,将它拖到屏幕空白处(会出现一个小叉)放开即可删除,非常方便。
  其实小编有一个非常容易的方法,只要按下Alt键不松开,然后用鼠标把相应按钮拖放到工具栏外面即可,利用此法甚至可以删除Word菜单下不常用的命令。
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★更改菜单打开方式
  如果有人的Office xp菜单是以滑动或者展开的动画效果显示的,用户一定觉得够酷,其实用户也可以使用这种效果,打开工具菜单下的“自定义”对话框,在“选项”标签中用户可以看到菜单的打开方式这一项,系统默认是“无”,通过它的下拉菜单用户可以看到有“无”、“任意”、“展开”、“滑动”这几项,用户选自己喜欢的方式,就可以看到更酷的效果了。
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★更改默认的度量单位
  用户可以设置默认的度量单位,例如,英寸或磅值,Word 将该度量单位用于对话框中输入的数值和 Word 标尺。
执行“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“常规”选项卡。单击“度量单位”框中的所需选项即可。
注意要将对话框中的默认度量单位改为像素,请选中“为 HTML 功能显示像素”复选框。
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★将同一高度和宽度应用于不同对象
  用户可以通过一次设置完成所有对象的调整。
  选取要具有同一尺寸的所有对象(自选图形、图片、艺术字或剪贴画)。 执行“格式”菜单上的“对象”、“自选图形”、“图片”、“艺术字”或“剪贴画”命令(“格式”菜单项会发生相应的更改以反映所选的对象类型)。
  在“大小”选项卡上,单击“高度”和“宽度”框以键入所需的尺寸。
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★添加更多的智能标记  
  所谓智能标记,是指能被识别和标记为特殊类型的数据。当出现“智能标记”按钮时,我们可以快速调整在Office 程序中粘贴信息的方式或自动更改的方式,例如将文本从 Microsoft Word粘贴到Microsoft PowerPoint中时,在文本旁将出现一个按钮,单击该按钮即可以看到一个用于微调粘贴文本格式的选项列表:保留源格式、匹配目标格式、仅保留文本、应用格式或样式等,当然这里出现的智能标记及其相关的选项会根据每个Office程序而有所不同。常见的智能标记有自动更正选项、粘贴选项,当然还有人名、日期、时间、地址、地点、电话号码等(可惜仅针对英文有效),而且只有在Outlook中向某个用户发送了电子邮件(或者地址簿中有该用户的地址)后,该用户名才能被自动识别。
  如果你觉得Word XP中自带的智能标记功能还不够用,那么可以打开“工具→自动更正选项”对话框,选择“智能标记”标签页,点击“其他智能标记”按钮,系统就会自动启动IE登录相关更新站点下载新的智能标记,以后就可以使用了。
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★不在任务栏上显示多余文档图标  
  默认情况下,Word将使用个别文档界面,也就是说你打开的每一个文档都将使用一个单独的新窗口打开,在任务栏下会显示相应的文档图标,用户点击任务栏的文档图标即可快速切换到不同的文档窗口。不过,如果你打开的文档太多,那么任务栏上就会显得非常零乱,假如你不希望如此,可以从“工具”菜单进入“选项”窗口,在“视图”标签页中清除“任务栏中的窗口”复选项,以后就可以从 “窗口”菜单中选择需要显示的文档窗口,任务栏上就不会再显示乱七八糟的各个文档图标了。
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★自动滚动,我可以  
  如果你还未使用内置滚轮的鼠标,那么在查看一篇长文档时,一定会感觉到不停点击鼠标左键或拖动滑块的烦恼,其实Word XP中提供了一个“自动滚动”的功能,为什么不利用一下呢?
  从“工具→自定义”下打开“自定义”窗口,从左侧窗口中选中“工具”类别,然后在右侧“命令”下拉列表框中找到“自动滚动”项,再将这个项目拖放到Word界面中,随便找一个地方放置即可,只要你觉得醒目就行了。以后,即使你没有滚轮鼠标,也可以使用“自动滚动”功能来查看长长的文档,当然如果你想阅读电子文档那就更方便了。,假如你觉得滚动速度太快,上下移动鼠标可以自行调节,不需要滚动时只要左击或右击均可,相当于给你的两键鼠标增加了一个免费的滚轮呢。
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★让文档中的图片更瘦一些  
  如果文档中仅仅只有一些文字内容,那么它的个头通常不会很大,至多几十KB而已。不过,假如由于某种原因在文档中插入了几幅图片,那么文档的个头可就会急剧膨胀,不仅编辑和传输非常不便,而且打开或保存时也特别缓慢。
  不过,我们可以对插入文档中的图片进行压缩处理,选中图片后,Word XP会自动激活一个图片工具栏,选中右起第5个工具按钮,就可以在“压缩图片”窗口中选择“选中的图片”项,假如你想压缩文档中的所有图片,可以选择“文档中的所有图片”,这里已经自动勾选了“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”两个复选项,点击“确定”按钮后,会出现一个对话框告诉你压缩图像命令可能会损坏图像的质量,询问是否应用图像优化,确定后就可以缩小图片的身材啦。
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★让Word XP的启动随心所欲  
  Word XP的启动也可以随心所欲,你只需要在“开始→运行”框中找到Word XP的可执行程序,一般是C:/Program Files/Microsoft Office/Office/Winword.exe,然后为它添加一个相应的启动参数即可,然后为它在桌面上创建一个快捷方式,以后使用就方便多了。
启动开关 含义 示例
/t 模板名称 启动 Word,并打开基于非Normal模板(Normal 模板:可用于任何文档类型的共用模板。可修改该模板,以更改默认的文档格式或内容)的新文档 /t Myfax.dot
/a
启动 Word 并防止自动加载加载项(加载项:为 Microsoft Office 提供自定义命令或自定义功能的补充程序。)和共用模板(包括 Normal 模板)。开关 /a 还锁定设置文件。
/l 加载项路径 启动 Word,然后加载指定的 Word 加载项 /lSales.dll
/m 启动 Word 时不运行任何 AutoExec 宏
/m 宏名
启动 Word,然后运行指定的宏,该 /m 开关还可防止 Word 运行任何 AutoExec 宏 /mSalelead
/n 启动一个新的 Word 实例,并且不打开任何文档
/w 启动一个含有空白文档的新的 Word 实例(江苏 王志军)  
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★使用手写识别功能  
  使用手写识别功能可以让你以手写方式代替键入将文字输入到任何Microsoft Office程序中,还可以通过使用手写输入设备进行书写,这不是很神奇吗?
看到刚才图34中的那个笔状图标了吗,现在你就可以使用手写识别功能啦,如果没有手写板的话,暂时用鼠标代替也行,手写的文字将会被计算机自动识别并输入到文档的当前编辑点处,就像在纸上书写文字一样,只要书写时规范一些,识别率还是比较高的哟。
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★Word 快捷键
  Shift+F4:重复上次查找命令.
  Shift+F5:跳转到文档中的上一次编辑位置.
  F6:在文档和任务窗格或其他Word窗格之间切换.
  Ctrl-F6:在打开的文档之间切换.
  Alt-F8:显示"宏"对话框.
  F12:打开另存为.
  F8:打开Word的选择模式!
  Ctrl+B组合键:使字符变为粗体
  Ctrl+I组合键:使字符变为斜体
  Ctrl+U组合键:为字符添加下划线
  F1:帮助
  F2:移动文字或图形用回车确认
  F4:重复上一次的操作
  F5:编辑里的定位
  F12:选择"文件"菜单上的"另存为"命令
  Shift+F2组合键:复制文本
  Shift+F3组合键:改变字母大小写
  Shift+F4组合键:重复"查找"或"定位"
  Shift+F12组合键:选择"文件"菜单上的"保存"命令
  Ctrl+F2组合键:打印预览
  Ctrl+F4组合键:关闭窗口
  Ctrl+F12组合键:选择"文件"菜单上的"打开"命令
  Ctrl+Shift+F12组合键:选择"文件"菜单上的"打印"命令
关于字体及字号的快捷键
  Ctrl+Shift+F组合键:改变字体
  Ctrl+Shift+P组合键:改变字号
  Ctrl+Shift+>组合键:增大字号
  Ctrl+Shift+<组合键:减小字号
  Ctrl+]组合键:逐磅增大字号
  Ctrl+[组合键:逐磅减小字号
  Ctrl+Shift+C组合键:复制格式
  Ctrl+Shift+V组合键:粘贴格式
  Ctrl+1组合键:单倍行距
  Ctrl+2 组合键:双倍行距
  Ctrl+5 组合键:1.5 倍行距
  Ctrl+0 组合键:在段前添加一行间距
  Ctrl+E 组合键:段落居中
  Ctrl+J 组合键:两端对齐
  Ctrl+L 组合键:左对齐
  Ctrl+R 组合键:右对齐
  Ctrl+M 组合键:左侧段落缩进
  Ctrl+Shift+M 组合键:取消左侧段落缩进
  Ctrl+T 组合键:创建悬挂缩进
  Ctrl+Shift+T 组合键:减小悬挂缩进量
  Ctrl+Q 组合键:取消段落格式
  Ctrl+Enter 组合键:分页符
  Alt+Ctrl+C 组合键:版权符号
  Alt+Ctrl+R 组合键:注册商标符号
  Alt+Ctrl+T 组合键:商标符号
  Alt+Ctrl+.组合键:省略号
  Shift+右箭头:右侧的一个字符
  Shift+左箭头:左侧的一个字符
  Ctrl+Shift+右箭头:单词结尾
  Ctrl+Shift+左箭头:单词开始
  Shift+End 组合键:行尾
  Shift+Home 组合键:行首
  Shift+下箭头:下一行
  Shift+上箭头:上一行
  Ctrl+Shift+下箭头:段尾
  Ctrl+Shift+上箭头:段首
  Shift+Page Down 组合键:下一屏
  Shift+Page Up 组合键:上一屏
  Ctrl+Shift+Home 组合键:文档开始处
  Ctrl+Shift+End 组合键:文档结尾处
  Alt+Ctrl+Shift+Page Down 组合键:窗口结尾
  Ctrl+A 组合键:包含整篇文档
  Ctrl+Shift+F8 组合键,然后使用箭头键;按 Esc 键取消选定模式:纵向文本块
  Alt+1
  F8+箭头键;按 Esc 键可取消选定模式:文档中的某个具体位置
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★用Word绘图时如何选择多个对象
  众所周知,Word具有强大的文本、图形混合排版功能。当我们采用Word 提供的绘图工具进行绘图时,需要将若干个基本图形对象(以下简称对象)选定后,再利用“绘图”工具栏提供的“组合”命令进行组合,这样才不至于在排版过程中,将插入到文本中的图形搞得面目全非。为此,本文将对多个对象的选择技巧作一介绍:
  1.当组成一个图形的对象比较少,并且对象容易被鼠标捕捉时。
  我们可以将鼠标箭头移动到对象的上面,当鼠标出现十字箭头时,按下鼠标左键即可选定此对象,当选定多个对象时,只要按住Shift键,用同样的方法依次单击各个对象即可选中多个对象。
  2.当组成一个图形的对象比较多,并且比较集中时。
  我们只要单击“绘图”工具栏的“选择对象”工具按钮,在对象区域外侧的适当地点按住鼠标左键,然后拖动鼠标出现一个矩形的虚线框,待欲选定的对象或全部对象位于矩形虚线框内时释放鼠标左键,便可选中多个或者全部对象。
3.当要选定的对象比较分散,并且对象不易被鼠标捕捉时。
  首先单击“工具”菜单栏,单击“自定义”命令。在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡,在“类别”列表框中选择“绘图”选项,用鼠标将“命令”列表框中的“选中多个对象”拖放到“绘图”工具栏中,单击“关闭”按钮。当在Word工作区内绘制了多个对象时,单击“绘图”工具栏建立的“选中多个对象”工具按钮,在弹出的“选中多个对象”对话框中列出了所有对象,在“对象”列表框中用鼠标单击欲选定的各个对象,选择完毕后单击“确定”按钮,即可选中多个对象。
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★绘图技巧
  1.不打折画直线技术
⑴画一般直线:点击绘图工具栏上的“直线”命令,然后按住Shift键拖动;
⑵画极短直线(例如坐标轴上的刻度线段):单击绘图工具栏上的“矩形”命令,按住鼠标左键拖出矩形,然后选中矩形,单击鼠标右键,在弹出的菜单栏中单击“设置自选图形格式”命令,将“高度”设为0,宽度设为0.1。
  2.旋转技术:选中对象,单击工具栏的“自由旋转”命令,用环型箭头指针套住一绿控点,牵引对象绕其质心旋转,如图Word 1.7.40-2若需以15°为角度改变单位旋转,可在牵引同时按住Shift键。
  3.微移技术:为更轻松地绘出细节,或控制对象以极微小步距移动,可以采用下面的方法:
⑴按住Alt键拖动;
⑵将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小,即0.01字符和0.01行;
⑶将鼠标指针移动速度调小。
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★综合利用各种艺术效果
  Word中提供了多种艺术字格式,为用户创建漂亮的文档提供了帮助。如果将“艺术字”功能与“三维 ”及“阴影”功能相结合,会使艺术字的形式更多样。具体操作方法为:
  首先把鼠标移动到需要插入艺术汉字的位置处,单击“插入”菜单栏,选择“图片”,单击“艺术字”命令,在编辑界面中插入需要的艺术字;
  接着再用鼠标单击艺术字让艺术字处于选中状态,然后将艺术字作为图片进行编辑,例如对艺术字进行三维或阴影效果处理,是不是比直接使用艺术字效果要好啊?

  如果大家对三维效果的深度、照明角度及表面效果或阴影的位置、 颜色等不满意,可点击三维(阴影)效果按钮,并选择三维(阴影)设置。  
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★自定义新符号
  虽然Word中有很多符号可以直接挑选使用,但总是感觉不够用,例如要作弧线 ,这时就只有通过自己来定做了。定做新符号实际上就是使用Word图片来进行创作,具体操作起来还是比较简单的,本文以定做弧线为例简单地说明其过程。
  首先单击“插入”菜单栏,选择“对象”,然后在弹出的对话框中选择“新建” 栏中的“Microsoft Word图片”项,单击“确定”,这样就到了图片的编辑区中,下面就可以直接在该区中绘制一段圆弧。在圆弧下面做一个文本框写上要写的圆弧文字,然后将图片调整到合适的大小就可以了。
  另外,在选择制作Word图片时,最好将“浮于文字上方”这个复选框取消掉。依此方法就可以自己定义各种比较特殊而又要用到的符号了。如果该符号需经常用到,也可以加入到自动图文集中或者将上述过程用宏的方式记录下来并放到工具栏中,以后想用的时候就可以直接在工具栏中选取了。
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★2字变13字的进化
  在文档中输入需要定义为自动图文集的所有内容如“中华人民共和国中央人民政府”。
  小提示:自动图文集既可包含文字,又可包含图形、表格以及它们的组合。将那些希望定义为自动图文集的文本或图形、表格及它们的组合定义为块。
  单击“插入”菜单栏,选择“自动图文集”子菜单中的“新建”命令,打开“自动更正”对话框;
  单击“自动图文集”选项卡;
  此前用户在文档中所定义的块就会出现在“自动图文集”选项卡的“预览”框中,在“请在此键入自动图文集词条”框中输入自动图文件的名称如“中央”;
  在“有效范围”栏中选择“所有活动模板”选项,以便今后可在任何情况下使用该自动图文集;
  复选“显示有关自动图文集和日期的‘记忆式键入’提示”选项。
  该选项的作用在于,只要用户在文档中输入了某个自动图文集的名称,系统就会显示出该自动图文集的完整内容,并允许用户快速将其插入到Word文档中,这就可加快在文档中插入自动图文集的速度。用户若不选择该选项,则只能通过菜单命令插入自动图文集,这就丧失了用自动图文集加快操作速度的初衷);
  单击“添加”按钮,将“中央”自动图文集添加到系统的自动图文件列表中;
  单击“确定”按钮,关闭“自动更正”对话框;
  这样,我们就定义了一个以“中央”命名的自动图文集。此后我们只需在文档中输入“中央”字样,系统就会弹出一个浮动显示框,将该自动图文集的全部内容“中华人民共和国中央人民政府”显示出来,如图,我们只需按下回车(或F3)键即可将它们插入到文档中(按下其它各个键可继续输入其他内容而不插入自动图文集)。另外我们也可利用“插入”菜单“自动图文集”子菜单中的相应命令来达到同样的目的,操作非常方便。  
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★怎样防止打印信封时打偏
  在使用Word打印信封时,每次都要将信封放在打印机手动送纸盒的中间才能正确打印信封,可是由于手动送纸盒上没有刻度标,因此经常将信封打偏。其实可以通过修改打印机的送纸方式,使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边这样就不怕打偏了,设置方法如下:
  单击Word菜单栏上“工具”菜单,选择“信封和标签”,单击“选项”,在“选项”对话框中选择“打印选项”,选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式,单击“确定”即可。
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★如何在其它计算机上打印含有本机特有字体的文件
  在日常办公中,常常要在另一台机器上打印本机Word文件,如果采用的是Windows系统默认的字体,在另一台机器上打印当然不会有什么问题,可是如果本机采用的是另外安装的字体,而另一台机器上又未安装该字体,那么打印时就会遇到麻烦。要想打印该字体,是不是也要在另一台机器上安装该字体呢?
  其实大可不必。首先,单击“工具”菜单栏,选择“选项”命令,选中“嵌入TrueType字体”,这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起,当在另一台机器上打开此文档时,即使这台机器没有安装创建此文档的字体,仍可用这些字体来查看和打印文档。
  补充两点:一是以上功能实现的前提,需要用户创建文档的字体必须是True Type字体(这是微软公司和Apple公司共同研制的一种字型标准);二是当用户采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时,为减小文档的体积,可同时选中“只嵌入所用字符”(此选项当选中“嵌入TrueType字体”时将被激活)。  
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★在Word中打印海报
  有些用户以为打印机太小而不适合打印大海报?其实,用户的打印机完全可以胜任。
  将文字打在Word中,编辑完以后,取个临时性的名字(比如说china.doc)存好。然后打开Excel空工作簿,估计用户需打印的实际大小,比如5×5,即25张A4纸,在行号上拖动鼠标选中5行,单击“格式”,选择“行”,单击“行高”命令,输入行高的最大值409;在列号上选中5列,同理设置“列宽”值为50,使行与列相匹配,这组数字是针对A4纸的长宽比设置的。
  缩小显示比例以便在屏幕中全部显示出来,拖动鼠标选中所需部分,单击“文件”菜单栏,选择“打印区域”,单击“设置打印区域”命令,单击“视图”菜单栏,单击“分页预览”,便可看到带页码的分割视图了。
  单击“插入”菜单栏,选择“对象”,单击“由文件创建”命令,然后单击“浏览”找到刚才存好的Word文档,单击“确定”,Word文档便出现在Excel工作簿中了。将文档拖至打印范围内,选中文档,单击鼠标右键,单击“图片对象”选择“document转换”,将“输出类型”定为“Microsoft Word图片”,然后将“图片”拖至适当的大小(如不进行转换,Word文档改变大小后格式也将跟着改变)。
  选中“图片”,单击鼠标右键,选择“设置图片格式”,单击“颜色与线条”命令,将填充颜色设为无填充色,将线条颜色设为无线条色。

  双击“图片”还可以对“图片”内容进行编辑修改,因为它还是Word格式。再单击“打印预览”,选择“设置”,点“工作表”,勾上“网格线”和“行号列标”,便可以看到每一页的实际情形了,而且每一页都有行列的标号,张贴的时候就不会贴错了。

  如果预览的效果不十分理想,没关系,只要在“打印预览”的“设置”中对“页面”的“缩放比例”稍作调整就可以了,同时将页边距及页眉页脚都设为0,因为行列的标号处已足够用户粘贴了,不过用户须将纸张大小设得比较精确才行。用户还可以利用Word的强大功能加上插图、花边和艺术字,如果用彩色打印机打印,那效果当然就别提了,当然用户也可以如法炮制来打印横幅和标语。  
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★Word的复印机缩放功能
  当用户编辑了一篇Word文档,需要打印到A3(29.7×42厘米)的纸张上,而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4(21×29.7厘米)的幅面,怎么办呢?
  其实,如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同,用户可以使用Word提供的“复印机”缩放功能,就是说用户可以通过“缩放”命令,让Word为文档设置格式,使其符合打印机的纸张尺寸。操作步骤如下:
  单击“文件”菜单中的“打印”命令,系统弹出“打印”对话框,在“缩放”下,在“按纸型缩放”下拉列表框中,选择要使用的纸型,比如我们选择A4纸型。单击“确定”按钮。

  这时,Word将调整文档的页面使其适合所选纸型,在此Word将原本需要打印在A3纸张上的文档,通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的纸上,这类似于复印机的“缩小/放大”功能。  
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★Word的复印机缩放功能
  当用户编辑了一篇Word文档,需要打印到A3(29.7×42厘米)的纸张上,而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4(21×29.7厘米)的幅面,怎么办呢?
  其实,如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同,用户可以使用Word提供的“复印机”缩放功能,就是说用户可以通过“缩放”命令,让Word为文档设置格式,使其符合打印机的纸张尺寸。操作步骤如下:
  单击“文件”菜单中的“打印”命令,系统弹出“打印”对话框,在“缩放”下,在“按纸型缩放”下拉列表框中,选择要使用的纸型,比如我们选择A4纸型。单击“确定”按钮。

  这时,Word将调整文档的页面使其适合所选纸型,在此Word将原本需要打印在A3纸张上的文档,通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的纸上,这类似于复印机的“缩小/放大”功能。  
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★将图片移到合适的位置
  当用户在Word文档中放置图片时,它会自动与一个可见的网格对齐,以确保所有内容整齐的排列。 如果需要精确地控制图片的放置位置,用户可以在拖动对象时按住“Alt”键,以暂时忽略网格。用户可以看到该图片将平滑地移动,而不是按照网格间距移动。
  如果图片不需要与文字对齐,用户可以使用这一技巧。为了确保该功能可用,请用户双击该图片,然后选择“版式”选项卡,选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式,最后单击“确定”按钮即可。  
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★Ctrl在绘图中的作用
  前面介绍了Shift键在绘图时的重要功能,它的“邻居”——Ctrl键也可以在绘图时发挥巨大的作用。
  在拖动绘图工具的同时,按住Ctrl键,所绘制出的图形是用户画出的图形对角线的2倍;在调整所绘制图形大小的同时,按住Ctrl键,可使图形在编辑中心不变的情况下进行缩放。
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★去除绘图时出现的画布
  用户在Word XP中使用自选图形工具画图时,总会出现一个“画布”,有的用户可能并不希望看到它,可以使用以下方法去除。
  执行“工具”菜单上的“选项”命令,在弹出的对话框中选择“常规”选项卡,去除“插入[自选图形]时自动创建画布”复选框的选择即可。
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★如何对齐图形
  按下Shift键,依次选取需要对齐的图形,然后按下绘图工具栏上的“绘图”按钮,在弹出地菜单中选择“对齐或分布”子菜单,然后再选择对齐方式即可。
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★如何微调图形及图像的位置
  在调整图形或图像的位置时,使用鼠标进行拖动不太精确,往往无法达到满意的位置,用户可以选定该图形或图像后在按住Ctrl键的同时用←、↑、→、↓的方向键来进行精确微调。
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★域锁定导致域结果不能正常更新
  如果要更新域结果,可以先单击此域,然后按下“F9”键。如果信息仍未更新,则可能是因为已经锁定了此域。要解除对此域的锁定,请单击此域,然后按下Ctrl+Shift+F11组合键,然后再次按下F9键。
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★打印出的日期有误
  如果使用“插入” 菜单栏中的“日期和时间”命令插入日期和时间,则除非选择自动更新日期和时间,否则Word不会更改所插入的日期和时间。要使Word能够自动更改日期和时间,先单击“插入”菜单栏中的“日期和时间”命令,然后选中“自动更新”复选框。在单击该域再按下F9键后,Word将会显示当前日期和时间。
  如果将日期作为域插入,但未对其进行更新,也会显示错误日期。此时可以更新域。方法是:单击此域,然后按下F9键。
  打印时自动更新日期的方法是:单击“工具”菜单栏中的“选项”命令,然后单击“打印”选项卡,选中“打印”选项框下的“更新域”复选框。
  如果要跟踪创建、最后打印、最后保存文档的时间,可以单击“插入”菜单栏中的“域” 命令,单击“类别” 框的“日期和时间”选项,然后插入CreateDate 、PrintDate 或SaveDate域。可以使用这些域的选项来实现只打印日期或时间,也可以二者都打印。
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★超级链接的直接插入
  利用中文Word提供的“插入”功能直接在文档中插入一个超级链接是创建超级链接最基本的方法,其具体的操作步骤为:
  将光标移至希望插入超级链接的位置,单击“插入”菜单栏中的“超级链接”命令,打开“插入超级链接”对话框,在“链接到”列表框中选择适当的链接范围(如“本文档中的位置”、“新建文档”、“Web页”等),这里我们选择“原有文件或Web页”选项。 在“要显示的文字”栏中输入超级链接的名称(如“首都在线”)。在“请键入文件名或Web页名称”栏中输入超级链接的网址(这里应输入首都在线的网址http://www.263.com)。单击“屏幕提示”按钮,打开“设置超级链接屏幕提示”窗口。输入系统对该超级链接的屏幕提示(如“263”)。单击“确定”按钮,关闭所有对话框。
  这样,首都在线的网址就会作为超级链接插入到用户正在编辑的文档中,它在默认情况下会采用蓝色、并加下划线方式显示“首都在线”几个字样,我们只需将鼠标放到该超级链接上,系统就会显示出用户设置的屏幕提示“263”,而单击该链接则可启动系统默认的浏览器打开首都在线的网址(链接其他文档或网址的效果与此完全一样),使用十分方便。  
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★利用自动更正功能将网址转化为超级链接
  利用中文Word的自动更正功能,我们只需直接在文档中输入有关Internet网址或电子邮件地址,系统就会自动将它们转换为超级链接(如我们在文档中输入http://www.263.com之后,系统就会自动将其转换为超级链接),然后我们就可以通过单击该链接直接启动浏览器打开相应网址,使用非常方便。
  小提示:如果用户在输入有关Internet网址之后,系统不能自动将其转换为超级链接,则有可能是系统的自动更正功能处于关闭状态所致。为此,我们只需执行“工具”菜单中的“自动更正”命令,打开“自动更正”对话框并单击“键入时自动套用格式”选项卡,最后复选“键入时自动替换”下的“Internet和网络路径替换成超级链接”选项,激活系统自动更正的超级链接功能即可。
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★清除超级链接的下划线  
  我们在文档中插入超级链接之后,系统会自动在每个超级链接的下面显示一个下划线,这本来是为了让用户更好的区分超级链接与普通文本而设置的,不过打印该文档时这个额外的下划线就会影响文档的打印效果,我们可以在保持其超级链接特征的前提下取消这个下划线。
  选中超级链接,单击“格式”菜单栏中的“样式”命令,在“样式”中选择“超级链接”,单击“更改”按钮,
  在“更改样式”对话框中,单击“格式”按钮,选择“字体”命令。
  在“字体”选项卡中,单击“下划线”下拉菜单,选择“(无)”,单击“确定”即可。
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★更改超级链接文字的外观
  通常情况下,Word会将用户在文档中插入的超级链接显示为蓝色带下划线的形式,而将已经访问过的超级链接显示为紫色带下划线的形式,这就与正文的显示方式不太一样,起到了醒目的作用。不过有些用户可能会对Word这种默认的超级链接外观感到不满意,而希望对其进行修改。为此,我们只需使用Shift+左右光标键将超级链接定义为块,然后执行“格式”菜单的“字体”命令,打开“字体”对话框,最后我们就可以利用它对超级链接的外观(包括字体、字号、颜色、下划线的种类等)进行设置了,使用非常方便。
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★ 取消超级链接的转换
  当我们在Word文件中键入网址或信箱的时,默认的情况下系统会自动为我们转换为超级链接,只要点击一下这些链接,便可以启动Windows默认的浏览器打开链接的页面或启动系统默认的邮件处理软件来撰写新邮件。但通常我们并不需要这样的功能,因而就会觉得这种功能总有些碍手脚。
  如何取消这种功能?可以采用下面的方法:
  单击“工具”菜单栏中的“自动更正”命令,在弹出的“自动更正”对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消;然后再单击“自动套用格式”选项卡,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾也取消,单击“确定”后即可。
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怎样创建自己的电子邮件签名或电子邮件信
★  当用户新建一个“电子邮件正文”时,会弹出Word帮助信息提示用户是否要创建自己的电子邮件签名或电子邮件信纸。单击“建自己的电子邮件签名或电子邮件信纸”就会弹出“电子邮件选项”对话框,(注:该提示仅在第一次使用电子邮件功能时弹出,不过不用着急,用户可以单击“工具”菜单栏中的“选项”命令,在“常规”选项卡中的“电子邮件选项”将对话框调出来,
  在“电子邮件签名”选项中,在大的文本框里输入自己的签名,按住鼠标左键移动将签名选中,选择字体、字号,编辑好后单击右上的“添加”按钮。用户还可以制作自己的信纸,在【电子邮件选项】中,选择“个人信纸”,在其中选择自己喜欢的主题(可以实时预览)、新邮件和转发邮件的字体,单击“确定”,单击“确定”,用户自己的签名档和信纸便自动添加在了Word里面,下次使用的时候,就可以直接调用自己制作的很漂亮的模板了。
  将已有的文档当作电子邮件发出去也很简单,打开用户的文档后单击常用工具栏上的“电子邮件”图标,一封以用户的文档为正文的电子邮件就创建了,输入对方电子邮件地址和主题,就可以发送了。(想回到了普通Word编辑状态,只用再次点击“电子邮件”图标就可以了)。  
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★ 怎样用Word在网上开会
  Word提供了一种崭新的Web协作工作方式,通过它我们可在局域网及互联网上“开会”,下面就介绍怎样用Word在网上开会。
  
1.安排会议
  单击“工具”菜单之“联机协作”。注意:如果此时用户的Word中该菜单文字皆为灰色,则表示用户在安装Office时没有装载可选项“MS NetMeeting(微软网络会议程序)”,需要将它安装上。
  单击“安排会议”选项,系统弹出 “NetMeeting”对话框。将里面的内容逐个添上。
2.现在开会
  单击“工具”菜单之“联机协作”的“现在开会”选项,Word弹出“联机会议”工具栏,同时Windows任务栏的系统托盘上也应出现一个叫“MS NetMeeting”的程序图标,两者缺一不可。
  右键单击系统托盘上的“NetMeeting”图标,单击“打开”。单击“呼叫”按钮,此时,只要是参加进会议的朋友,首先看到的便是用户在“安排会议”时所设的共享“Office文档”。
  微软的NetMeeting至少为我们提供了三种互动式交流界面——谈天室、白板和音频视频输出(入)。运用起来都非常简单。其中的“聊天室”,只须单击NetMeeting“工具”菜单的“谈天”选项即可,交谈方式与其他类型的“聊天室”大同小异。
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★ 给会议来点Web讨论
  既然是开会没有“讨论”气氛怎么能行?单击Word“工具”菜单栏的“联机协作”中“Web讨论”项,并在弹出的工具栏中选择“在文档中插入讨论”按钮,现在用户就可以痛痛快快地高谈阔论了。
小提示:在输入讨论之前要确定主题,以便接收方便于查看。
  需要说明的是,当用户一旦收到或插入了讨论文字,Word的窗口便会自动分成上下两截,上部是原文,下部是插话。插话的部分也并非全文显示,而是在其右边多出一个“信签”似的图标来表示。将鼠标移动其上,即可看到讨论主题,而右击该图标,又可进行诸如“答复”、“编辑”一类的操作。
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★用剪贴板的内容进行替换
  常规的替换,都是文字与文字之间的,实际上从Word 2000开始,用户已经可以使用图片、表格等进行替换了。
  首先将需要进行替换的图片或表格等对象复制到剪贴板,然后执行“编辑”菜单上的“替换”命令,在弹出的 “替换”对话框中的“查找内容”框中输入要被替换的文字,输入完毕后将光标移入“替换为”框中,单击“特殊字符”按钮(如果看不到该按钮,请先单击“高级”按钮),在菜单中选择“‘剪贴板’内容”。

  单击“替换”或“替换全部”按钮后,就可以完成操作了,该方法不仅可以应用于图像、图形、表格,还可以用于公式编辑器等。  
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★十进制字符与Unicode字符的转换
  Unicode字符是Unicode Consortium 开发的一种字符编码标准。该标准采用多个字节代表每一字符,实现了使用单个字符集代表世界上几乎所有书面语言。而我们在日常工作中,使用的都是十进制字符,但需要使用其相应的Unicode字符时,身边却没有相应的转换软件,不用着急,Word可以解决这个难题。
  输入一个需转换的十进制字符后,将光标移至它的右侧,按下Alt+X组合键,该字符就转换为Unicode字符了,反之亦然。
  转换结果如下例:
电——7535
脑——8111
爱——7231
好——597D
者——8005
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★巧用“修订”功能帮朋友修改文章
  利用Word XP中的“修订”功能,可以帮朋友很方便地修改文章。方法如下:
  第一步:打开原稿,单击“工具”菜单,选择“选项”;在“选项”对话框中选择“修订”项。然后在“修订”下的选择框中将“插入的文字”→“标记”设为“无”,“颜色”设为“蓝色”;“删除的文字”→“标记”设为“删除线”,“颜色”设为“红色”;其余采用默认值(这一步的目的只是为了让我们在原稿上修改时标记更醒目)。
  第二步:单击“工具”菜单,选择“保护文档”;在“保护文档”对话框中选取要保护的内容为“修订”,然后按“确定”。
  第三步:进行修改。选择要删除的文字,按Delete键,可以发现原稿中的文字并未被删除,而只是变成红色,并加上了删除线;在需要插入文字的地方直接输入文字,新增的文字会以蓝色字体显示。而且,当用户将鼠标指向红色文字区域时,Word还会自动弹出注释“﹡﹡﹡,2002-6-17 15:32 要删除的内容”等字样;将鼠标指向蓝色文字区域,则会弹出“﹡﹡﹡,2002-6-17 15:32 要插入的内容”等字样(﹡﹡﹡为修改者的姓名)。另外,在用户做过修改的每一段前面都会用一根竖线做为标记。
  第四步:修改完毕后,再次单击“工具”菜单,选择“解除文档保护”后便大功告成了。
朋友收到用户寄回的文稿后,不论他是否接受用户的建议,都不必再将用户打上的标记删除,而只需单击“工具”菜单,选择“修订”→“接受或拒绝修订”,然后在弹出的“接受或拒绝修订”对话框中选择“接受”或“拒绝”即可。
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★利用超级链接快速调出指定文档
  比如刚刚输入了一份培训通知书,文件取名为note.doc。现在我们新建一个Word文档,作为检索该文件的索引文件,该索引文件为一个四列表格,各列名分别为文件名、文档名、摘要、备注。
  将表中的文件名note.doc用鼠标拖选,然后单击菜单中的“插入”命令,选“超级链接”,出现“插入超级链接”对话框。在“链接到文件或URL”对话框内输入要链接的真实文件名tz1.doc(此时应保证note.doc存于Word默认的文件夹下,否则应输入该文件所在位置的全路径),然后单击“确定”按钮,链接创建成功。
 将上述正在编辑的Word索引文件存名为“目录.doc”。今后,若我们要编辑修改已存盘的note.doc文件,只要打开“目录.doc”索引文件,单击note.doc链接,该文件的内容就会自动显示出来。事实上,只要安装了WPS,WPS格式的文档也同样可用这种方法快速调入。
当然,在每次建立了新文档时,都不要忘记到索引文件中去“登记”哟。  
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★利用摘要功能快速显示摘要
  我们还是以note.doc文件为例。在编辑状态下,单击“文件”菜单栏的“属性”选项,出现该文件的属性对话窗。请将标题、主题、作者和备注项填好,保存后,进入资源管理器。选“查看”菜单下的“文件夹选项”,单击查看标签,在“高级设置”下将“鼠标指向文件夹和桌面项时显示提示信息”一项打上钩。这样,当我们在资源管理器中时,只须将鼠标指针在Word文档上停留片刻,有关的摘要项目就会出现了。
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★在Word中记录保存时间
  在Word中,用户可以查看文档的各种属性,如作者,创建时间,最后修改时间等等,非常方便,单击“文件”菜单栏中的“属性”命令,在其中的“常规”选项卡里可以看到这些信息。
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★如何将Word 2000当字典使用
  在编辑文档时,常会遇到一些生词难以弄懂。这时,你可以用“金山词霸”等专业翻译软件,但更为简便的方法是直接使用Word的中英——英中词典,即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:
  单击“工具→语言→词典”,也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典,这时出现“词典”对话框;

  键入要查阅的内容,你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;
  单击“插入”按钮,可以将互译的单词插入到文本中,单击“翻译”按钮,可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;
  在“查阅”列表框内单击其中单词,右边会自动显出相应的翻译结果。
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★如何查看和清空剪贴板
  在文档编辑过程中,用户经常会使用复制和粘贴功能,有时复制次数过多后,需要查看或删除剪贴板的内容,如何操作呢?
  执行“编辑”菜单上的“Office 剪贴板”命令,在弹出的对话框中列出了剪贴板中的所有内容,用户可以选择单个删除或者全部清空。
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Word 中同一页面显示不同页码
  我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式,然后又要将该类文件集中起来装订成一本书,并在页脚中显示页码,表明该页在整本书中的位置,这就出现了同一页面显示不同页码的情况,利用域可以方便地解决这一问题。
假如某文件在整本书中的起始页码为101,按照下面步骤可以完成:
第一步、设置页眉。在页眉中输入“第页共页”,将光标移动“第”后面,选择菜单“插入→域(F)”,从域名中选择Page,或者在“第”后面输入Page,然后用鼠标选择Page并按Ctrl+F9。用同样的方法在“共”后面插入域Numpages,这就完成了“第×页共×页”的设置。
第二步、设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Page,然后在Page前面输入“=100+”,最后用鼠标将刚输入的“=100+”和插入的域一起选中并按Ctrl+F9,通过打印预览就可以查看效果了。
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★在Word中通过传真发送文档
  Word除了文字处理以外,还有一种强大的功能——直接发送传真稿。
  在Word中内置了对电子邮件的支持,可以自动联接传真卡发送传真。为计算机安装上一块传真卡并在Windows中将它设置好后,再进入Word中,用户会发现,在Word的“文件”菜单中的“发送...”菜单下添加了几条选项“邮件收件人”、“传送收件人”和“传真收件人”,这也就说明用户可以直接在Word中使用传真卡发送用户的稿件了。下面介绍具体应用:
  当我们用Word编辑好一篇稿件并排好版(记住在起始位置写上自己的通讯地址和姓名),选择“发送”菜单的“传真收件人”;Word2000将自动启动‘传真向导’,‘传真向导’可以帮助用户制作传真封面和发送传真;
  单击‘下一步’按钮,选择需发送的文档;单击‘下一步’按钮,选择发送传真所用的软件;单击‘下一步’按钮,选择传真收件人,可在“通讯簿”中选择或直接在“姓名”、“传真号码”栏中填写相应内容;单击‘下一步’按钮,选择传真封面的风格,有‘专业型’、‘现
代型’和‘典雅型’三种,可视具体情况设置;按下‘下一步’按钮,填写传真发送人的信息;按下‘下一步’按钮,再单击‘完成’按钮即可。  
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★如何执行“全部保存”
  当用户打开了多个文档后,如果想全部保存似乎找不到这个命令,其实它是隐藏起来了。
  按住“Shift”键,然后在打开“文件”菜单,就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令,执行即可完成全部保存的操作了。
    另外,细心的用户也一定发现了,菜单中也多了“全部关闭”的命令,配合“全部保存”命令,Word操作会更加容易和快捷。  
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★让Word与WPS“资源共享”
   目前最为流行的字处理软件是Word和WPS 2000了,但是,如果用户用这两个软件写的文章拿到别人的机器上使用时,却发现别人的机器上没有相应的软件,无法打开文件怎么办呢?下面一个小技巧就可以解决这个问题,让这两个字处理软件实现“资源共享”。
   1.在WPS 2000中打开Word文档
   找到WPS 2000的安装盘,并在相应的文件夹下找到一个word2wps.exe的文件,它是一个自解压文件,直接双击打开它,出现安装界面,点下“Yes”按钮即可,安装完成后,重新启动用户的计算机。下次使用WPS 2000时,选择打开文件的类型为“DOC文件”,就可以打开Word文件了,不管它是Word97格式的还是Word2000格式的。
   2.在Word中打开WPS 2000文档
   找到Office2000的安装盘,并在相应的文件夹下找到一个wps2word.exe的文件,它也是一个自解压文件,直接双击打开它,也出现如图2所示的窗口,点下“OK”按钮,该程序会自动地判断出用户有没有安装过转换器,如果安装过了,它会让用户选择卸载和重装,如果没有安装过,就会自动地为用户安装好。同样,安装成功后,需要重新启动用户的计算机,打开Word后,在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“所有文件”列表项,选择需要编辑的WPS文件,单击“打开”,系统将给出一个“转换文件”对话框,在“文件类型”选择框中选择“WPS”选项就可以直接打开WPS 97/2000文件了。
   说明:通过上述技巧,在WPS 2000中打开Word文件和在Word中打开WPS 2000文件,基本上能保持原有的一些排版格式,但最好还是使用原软件打开相应的文件进行编辑,另外,在这两个软件中都支持口令保护功能,加了口令保护后的文件无法被读出;如果用户只是为了将用户的文件放到别人的机器上打印的话,用户可以通过打印到文件功能来实现。
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★怎样取得与真实打印完全一致显示效果
   当我们在套打单据表格及进行某些特殊的版式排版时,很希望屏幕上显示的大小与打印结果完全相同,以便进行精确的套打操作。但能够“所见即所得”的Word显示的结果与打印出来的结果虽然格式上能够做到看到什么得到什么,但由于各人所用的显示器的尺寸不同,而且相同尺寸的显示器其可视面积也有所不同,因此显示与打印结果的大小比例很难做到完全一致。如果能够给Word添加一个1:1全真显示的工具按钮就好了!这样即使我们不需要进行精确的套打,也可以在文稿完成后按一下这个按钮,看看最终输出的字体大小设置是否合适,我们可以用一个宏命令来解决这个问题。
   1.取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。
由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同,因此在此无法给出一个固定的数据。请先将显示器的画幅调整妥当,以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗口为准。找一张A4纸,用尺子量下纸张的宽度,要求精确到毫米,因为标称为某种开本的纸张,其实际大小并不一定与标称值相同。然后,新建一个空白文档,单击“视图”工具栏,选择“页面”,再单击“文件”菜单栏,选择“页面设置”,在“页面设置”对话框中将打印设置中的“纸型”设置为与准备的纸张相同的纸型,如在此为A4,再将“纸型”选项卡中的纸张宽度设置为与刚才量好的值完全一致,确定后返回编辑界面。
   现在我们就以这张纸为依据,确定屏幕显示比例。在工具栏的“显示比例”输入框中反复手工调整显示比例的大小,注意系统本身只提供若干种固定的显示比例,其实我们完全可以直接输入任意一个整数,比如14英寸显示器在设置为78%后,屏幕上的页面大小与真实纸张完全一致,这个“78”就是我们下一步需要的数据。
   2.编写一个宏命令
单级“工具”菜单栏,选择“宏”,再单级“宏”命令,或者直接利用组合键“Alt”+“F8”打开“宏”对话框,在“宏名”编辑框中输入一个宏名如“真实显示”,然后单击“创建”命令,打开Visual Basic编辑器,在代码编辑窗口输入下列代码:
  Public Sub真实显示( )
  ActiveWindow.ActivePane.View.
  Zoom.Percentage=78
  End Sub
  (注意:代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户的显示器对应的真实比例数字)
   3.创建工具栏按钮
单击“工具”菜单栏,选择“自定义”命令,或者利用组合键Alt+V+T+C,调出工具栏“自定义”对话框,选择“命令”中的“宏”,右边的列表框中会显示出所有已经存在的宏。找到刚才编辑的那个“真实显示”的宏,将它拖入Word主界面的工具栏中的任意位置,这时工具栏中会出现一个与宏名对应的按钮,单击“关闭”按钮退出设置。

 



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